Cómo llevar la cuenta corriente de clientes mayoristas sin perder plata

Para no perder plata con la cuenta corriente de tus clientes mayoristas necesitás cuatro cosas: que cada venta y cada pago queden registrados en el momento, que el saldo se lleve por separado en pesos y en dólares, que el saldo a favor se use como pago y no como descuento, y poder mandarle al cliente su resumen en un minuto. La plata no se pierde por los clientes que no pagan: se pierde por los pagos que nadie anotó, las conversiones de moneda hechas a ojo y las discusiones que no se pueden cerrar porque no hay un registro.

Por qué la cuenta corriente es el punto débil de un mayorista

Un revendedor te compra cinco equipos el lunes, te paga dos transferencias el miércoles, te deja dólares el viernes y el sábado se lleva tres más. Si eso vive en un cuaderno, en un Excel o en el chat de WhatsApp, a fin de mes nadie sabe con certeza cuánto debe.

Los problemas típicos:

• Pagos que no se anotan. El cliente dice que pagó, el vendedor que no se enteró.
• Monedas mezcladas. Debe dólares, paga en pesos, y cada uno hace la conversión con un dólar distinto.
• Ventas de contado que no se registran en la cuenta. Después no hay forma de reconstruir qué compró.
• Nadie mira el total. Se sabe lo que debe cada uno por separado, pero no cuánta plata tiene el negocio en la calle.

1. Registrá todo en el momento

La regla más importante: cada venta y cada pago se registran cuando pasan, no a la noche ni el sábado.

Y registrá también las ventas de contado. Si en la cuenta del cliente aparece cada venta con su pago, aunque el saldo quede en cero, tenés el historial completo de lo que compró. Eso vale mucho cuando reclama una garantía o cuando querés saber quiénes son tus mejores clientes.

2. Llevá el saldo por moneda

Si vendés en dólares y en pesos, el saldo de cada cliente también tiene que estar separado:

• Debe USD 1.200 y debe $150.000 son dos deudas distintas.
• Si el cliente paga pesos a cuenta de una deuda en dólares, la conversión se hace con una cotización explícita y queda registrada en ese pago.

Convertir todo a pesos al final del mes es la forma más rápida de perder plata cuando el dólar se mueve.

3. Pagos parciales, siempre vinculados

Los mayoristas pagan en partes. Cada pago parcial tiene que:

• descontar de la deuda correcta,
• quedar con fecha, monto, moneda y dónde entró la plata (efectivo, banco, billetera),
• y aparecer en la caja, si entró plata.

Si un pago se registra solo en la cuenta del cliente y no en la caja, o al revés, la caja y las cuentas corrientes nunca van a cerrar entre sí.

4. El saldo a favor es un pago, no un descuento

Pasa todo el tiempo: el cliente dejó una seña, pagó de más o entregó un usado que valía más que lo que se llevó. Tiene saldo a favor.

Cuando vuelve a comprar, el error típico es bajarle el precio para compensar. El resultado: la venta queda registrada con menos ganancia de la que tuvo, y el saldo a favor sigue apareciendo sin usar. Lo correcto es cobrar la venta a precio completo y aplicar el saldo a favor como forma de pago.

5. Mandá el resumen antes de que empiece la discusión

“Yo te pagué eso”, “esa transferencia era de otra cosa”. Con un registro ordenado, la discusión se corta mandando el resumen de cuenta: saldo y movimientos, con fechas. Si podés generarlo en un minuto y pegarlo en WhatsApp, lo vas a mandar seguido, y los clientes van a pagar antes.

6. Mirá la deuda total todas las semanas

Además de lo que debe cada uno, mirá cuánta plata tenés en la calle en total, y cómo se reparte:

• ¿Qué clientes concentran la deuda?
• ¿Qué vendedor tiene la cartera con más deuda?
• ¿La deuda total crece más rápido que las ventas?

Si la deuda crece más rápido que lo que vendés, estás financiando a tus clientes con tu capital.

Errores que más plata cuestan

• Anotar pagos “después”. Después no llega nunca.
• Convertir monedas sin dejar la cotización. Nadie puede reconstruir cómo se llegó a un saldo.
• No registrar las ventas de contado. Se pierde el historial del cliente.
• Compensar saldos a favor con descuentos. La ganancia de la venta queda mal.
• No separar qué cliente es de qué vendedor. No sabés quién tiene que cobrar.

Cómo lo resuelve Fonevo

En Fonevo, cada venta entra sola a la cuenta corriente del cliente, con el saldo separado en pesos y en dólares. Registrás pagos parciales en cualquier moneda con su cotización, eligiendo si entran a la caja o solo a la cuenta. El saldo a favor se aplica como pago dentro de la venta. Y el resumen de cuenta se copia para WhatsApp o se descarga en PDF.

La lista de clientes te muestra la deuda total, con filtro de deudores ordenados del que más debe al que menos y desglose por vendedor. Si querés ver el paso a paso, está en nuestra guía de cuenta corriente de clientes.